办理流程:第一步,收到文件后,第一时间打印,做好收文登记,打印,填写文件处理标签,包括收文编号、收文日期、来文单位、文件份数、秘级(如果有限办时间,加盖限办专用章);
第二步,提交办公室主任签批处理意见,进入处理流程,按照签批意见逐一送达相关领导和部门,文件签完后及时收回,以防丢失;
第三步,对签阅文件,相关人员均签字后文件即办完;如果需要执行或反馈办理结果的,需要督促相关部门及时将结果上报,并将结果(书面材料或报表)附文件后;
第四步,对文件办理情况进行自查,看是后漏签人员或漏办事项,最后在处理标签上注明办理结果,并移交归档,一份文件才算办完。
第五步,要对收文进行分类,尤其是上级来文,文件办理好后,要及时整理分类归档存放,便于查找,并按年度进行归档。
注意事项:1、文件流转,一定要做好跟踪,及时收回,防止丢失;
2、秘密文件,要专柜保存,政府部门的秘密文件每年都要清退;
3、限办文件,要及时督办,做好督办记录,做到痕迹化管理;
4、办理文件需用文件夹传递,确保文件的干净、完整。
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